زمانی که می خواهیم مدیریت زمان هوشمندانه و اثربخشی داشته باشیم، لازم است که دید درست و روشنی از کارهایی که می خواهیم انجاد دهیم داشته باشیم. در این مرحله لازم است روز خود را به تکه های پازل تبدیل کنیم. سپس با ابـزاری به نام برنامه ریزی آن تکه ها را به هم متصل کنیم.

وقتی صحبت از برنامه ریزی می شود، بسیاری از افراد به یاد روش های برنامه ریزی درسی که توسط برخـی از مشاورهای تحصیلی توصیه می شود، می افتند. روش هایی که ممکن است در نگاه اول باعث نظم بخشیدن به کارها شود، اما معمولا در عمل نتیجه خوبی ندارد و حتی باعث دلسرد شدن و ایجاد استرس در فرد می شود.

طبق این روش منسوخ شده، هر روز خود را به تکه های کوچک تبدیل می کنید. به طور مثال با خود می گویید:

• ساعت 7 صبح بیدار می شوم.

• تا ساعت 7:30 صبحانه می خورم.

• از 7:30 تا 9 کتاب اول را می خوانم.

• از 9 تا 9:15 استراحت می کنم.

• از 9:15 تا 10:45 کتاب دوم را می خوانم.

• و غیره.

 

همانطور که مشاهده می کنید، در ظاهر فکر همه جا را کرده ایم و برنامه ریزی دقیقی انجام داده ایم. اما مشکل زمانی ایجاد می شود که بخواهیم حین مطالعه، برای یکی از کتاب ها زمان بیشتری اختصاص دهیم و یا صبح بعد از ساعت 7 از خواب بیدار شویم.

اگر خود را پایبند به چنین روشی برای برنامه ریزی بدانیم، همین تغییرات کوچک می تواند برای ما تبدیل به یک فاجعه شود. کافی است کمی در زمانبندی ما تغییر ایجاد شود تا دچار استرس و حال بد شویم. نکته ای که باید به خاطر داشته باشیم این است که در بیشتر مواقع شرایط به شکلی که انتظارش را داریم، پیش نخواهد رفت و گاهی لازم است تغییرات اساسی داشته باشیم.

البته موضوعی که عنوان کردم، به این معنی نیست که نباید برنامه دقیقی برای کارهای خود داشته باشیم. بلکه لازم است چند نکته مهم را به خاطر داشته باشیم و به آن عمل کنیم. مواردی که در ادامه به آنها اشاره می کنم، نکاتی هستند که به شما کمک می کند بتوانید در برنامه ریزی خود انعطاف بیشتری داشته باشید و بتوانید حس خوبی از برنامه به دست بیاورید.

 

همیشه استثنا قائل شوید.

نقطه ضعف و مشکل اصلی روش برنامه ریزی که توضیح دادم این است که ما را محدود می کند. به نحوی که کافی است در یکی از کارهای ما تغییر ایجاد شود یا اینکه بخواهیم برای یکی از موارد زمان بیشتری بگذاریم. در این حالت ممکن است در زمانبندی بقیه موارد دچار مشکل شویم. در نهایت هم به خاطر این تغییر ناخواسته و بهم ریختن زمانبدی، احساس خوشایندی را تجربه نخواهیم کرد. بنابراین بهتر است طبق اولویت بندی که قبلا انجام داده بودیم، پیش برویم و خود را درگیر محدودیت های مبتنی بر ساعت و دقیقه نکنیم.

در این شرایط اگر مجبور به تغییر برنامه شدیم، کارهایی که برای ما فوریت دارند، از قبل مشخص شده اند و می توانیم طبق لیستی که داریم، جایگزین مناسبی پیدا کنیم و آن را انجام دهیم.

 

قانون 80/20 را به خاطر بسپارید.

همیشه یادتان باشد که در بیشتر مواقع نمی توانیم همه کارهایی که لیست کرده ایم را انجام دهیم. در مبحث برنامه ریزی نظریه ای به نام اصل 80/20 وجود دارد. این موضوع اولین بار توسط یک اقتصاد‌دان به نام ویلفردو پارتو عنوان شد. آقای پارتو طبق تحقیقاتی که در زمان حیات خود انجام داد، متوجه شد که 80 درصد منابع مالی، متعلق به 20 درصد افراد جامعه است. بعدها متخصصین از این نظریه در زمینه های دیگری هم الهام گرفتند و تبدیل به یک اصل شد.
به طور مثال گفته می شود که در اغلب مواقع، 80% نارضایتی ها و اعتراضاتی که به یک کسب و کار وارد می شود، توسط 20% مشتریان صورت می گیرد. و یا گفته می شود که در حالت استاندارد، 80% نتایج حاصل شده، از 20% فعالیت های ما خواهد بود.

اگر بخواهیم از این اصل در برنامه ریزی خود الهام بگیریم، مشخص است که نمی توان انتظار داشت که بتوانیم همه کارهای مورد نظر خود را در یک زمان محدود انجام دهیم. در نهایت اگر بتوانیم 20% کارهای مهم خود را با کیفیت خوبی به اتمام برسانیم، در مدیریت زمان خود موفق بوده ایم.

 

مراقب دام کامل گرایی باشید.

بسیاری از ما طبق خواسته درونی خود، دوست داریم نتیجه کارهایی که انجام می دهیم عالی باشد. به عبارت دیگر فرد کمال گرایی هستیم و تلاش می کنیم کارها را با بهترین کیفیت ممکن انجام دهیم. این ویژگی بسیار عالی است و می تواند باعث رشد ما شود. اما مشکل زمانی ایجاد می شود که فکر می کنم انسال بسیار کمال گرایی هستم و در مقابل در دام کامل گرایی می افتیم.

کامل گرایی در بسیاری از مواقع باعث می شود که پروسه انجام کارها بسیار طولانی شود. مانند فردی که در حال ساخت یک محصول آموزشی است و با خود می گوید تا زمانی که تبدیل به یک محصول بی نقص نشده است، آن را منتشر نمی کنم. در نهایت این موضوع باعث می شود زمان زیادی از دست بدهد و یا حتی هیچوقت آن را منتشر نکند.

کامل گرایی در بسیاری از اوقات می تواند تبدیل به عاملی شود که کاری را حتی آغاز هم نکنیم. مانند شخصی که ایده ای در سر دارد و با خود فکر می کند که حتما باید همه جوانب را بسنجم، بعد ایده خود را اجرایی کنم. در چنین حالتی می توان گفت حرکت سنجیده به خودی خود بسیار ارزشمند است. اما مشکل زمانی ایجاد می شود که به دلیل کامل گرا بودن، به دنبال یک شروع فوق العاده و بی نقص باشیم. در صورتی که تا وقتی ایده را اجرایی نکنیم و بازخورد نگیریم، نمی توان مطمئن بود که چه نواقص و مشکلات پنهانی وجود خواهد داشت.

 

حواستان به شفافیت موضوع باشد.

پیشنهاد می کنم همیشه تا حد امکان موضوع را برای خود ساده و روشن کنید. در فصل قبل، مثال کتاب “قورباغه ات را قوت بده!” برایان تریسی را بیان کردم و گفتم طبق توصیه آقای تریسی بهتر است بزرگترین و سخت ترین کار خود را ابتدا انجام دهید. در ادامه ماتریس آیزنهاور را برای اولویت بندی و سامان دادن به کارها معرفی کردم.

در این مرحله، یکی از مشکلاتی که در برنامه ریزی وجود دارد این است که گاهی آنقدر موضوع برای خودمان پیچیده است که نمی دانیم باید از کجا شروع کنیم. مخصوصا اگر انجام آن کار برای ما دشوار به نظر برسد و مجبور باشیم پا را از دایره امن ذهنی خود فراتر بگذاریم. در بسیاری از مواقع مشکل اصلی ما نداشتن زمان کافی نیست، بلکه لازم است مشکل خود را ریشه ای بررسی کنیم.

دوستی داشتم که علاقه زیادی به پاراگلایدر (نوعی ورزش تفریحی به صورت پرواز با چتر نجات) داشت و همیشه می گفت یادگیری و تجربه پرواز یکی از کارهایی است که برای من در اولویت قرار دارد. اما بعد از گذشت چند سال، هنوز برای یادگیری اقدام نکرده است.

شاید بتوان برای این موضوع دلایل مختلفی عنوان کرد اما اگر بخواهیم از زاویه مدیریت زمان به آن نگاه کنیم، مشکل اصلی دوست من نداشتن وقت کافی نبود. بلکه در وهله اول همه چیز به اولویت بندی مربوط می شد و در وهله دوم پرواز با پاراگلایدر را برای خود شفاف نکرده بود. چرا که اطلاعات دقیقی در مورد روند آموزش نداشت و حتی اگر زمان کافی را برای این کار در نظر می گرفت، نمی توانست این موضوع را در ذهن خود به مرحله اجرا برساند.

در این حالت لازم بود موضوع پرواز با پاراگلایدر را به قطعات کوچک‌تر تبدیل کند. به طور مثال باید مشخص می کرد:

• در نزدیکی محل زندگی خود باید به کجا مراجعه کند؟

• پروسه یادگیری پاراگلایدر چقدر زمان می برد؟

• در هفته چقدر باید زمان بگذارد؟

• شرایط اولیه برای انجام ثبت نام چیست؟

• و غیره.

رفتار بسیاری از ما در مواجهه با خواسته ها و کارهایی که می خواهیم انجام دهیم، دقیقا به همین صورت است و موضوع را برای خود شفاف نمی کنیم.

 

هر کاری می کنید، فقط اقدام کنید.

در ابتدا می خواهم از شما تشکر کنم. چون همین که برای آموزش و یادگیری خود وقت و انرژی گذاشته اید، به این معنی است که اقدام کرده اید و انسان ارزشمندی هستید.

مشکل بسیاری از افراد در انجام کارهای برنامه ریزی شده، مدریت زمان نیست. یعنی ممکن است زمانی برای انجام یک کار خاص در نظر بگیرند، اما وقتی موعد انجام آن کار فرارسید، به دلیل تعلل کردن، آن کار را انجام نمی دهند.

برای واژه تعلل می توان از عبارت اهمال کاری هم استفاده کرد. اما دلیلی که از اهمال کاری استفاده نکردم این است که اهمال کاری برگرفته از تنبلی کردن است. ممکن است گاهی در انجام کارها تنبلی کنیم و مدام به بهانه های مختلف از زیر مسئولیت شانه خالی کنیم. اما تعلل تحت شرایطی در افراد موفق هم دیده می شود. یعنی فرقی نمی کند در چه جایگاهی قرار داریم، اگر برای جلوگیری از تعلل و به تعویق انداختن کارها، برنامه ای نداشته باشیم، عاملی مثل تعلل می تواند بسیار بازدارنده باشد. مانند وقتی که طبق برنامه ریزی قبلی زمانی را برای انجام یک کار درنظر می گیریم و پس از رسیدن به آن زمان، کار مفیدی انجام نمی دهیم.

برای مقابله با تعلل و حتی اهمال کاری و تنبلی، راه های مختلفی وجود دارد اما رعایت کردن مواردی که قبل‌تر عنوان کردم، بسیار تاثیرگذار است. مانند زمانی که کار را تا جای ممکن برای خود شفاف و ساده می کنیم و ابهام های ذهنی خود را از بین می بریم. ویا بسیاری از افراد به خاطر گرفتار شدن در دام کامل گرایی، منتظر یک شروع خاص و فوق العاده هستند و می خواهند همه موارد را ریز به ریز بررسی کنند. در نهایت هم ممکن است زمان زیادی را از دست بدهند.

در نهایت پیشنهاد می کنم تحت هر شرایطی اقدام اولیه را انجام دهید. اقدام کردن کمک می کند در جریان انجام کار قرار بگیرید و بتوانید انگیزه اولیه را در خود ایجاد کنید. ضمن اینکه اقدام کردن، برخلاف تعلل و اهمال کاری، فارغ از نتیجه ای که می گیرید، از نظر ذهنی حس بهتری به شما خواهد داد و میزان رضایت شخصی را افزایش می دهد.

 

عرصه را برای خود تنگ نکنید.

پیش از این، در مورد لیست کردن کارها صحبت کردم. در مورد اولویت بندی و برنامه ریزی برای انجام نظام‌مند کارها مواردی عنوان شد و در آخر هم شما را به اقدام کردن و پرهیز از تعلل دعوت کردم. اما با همه این نکات و یادآوری ها، اگر بخواهید برای لحظه لحظه خود برنامه ریزی کنید، ممکن است پس از گذشت مدتی به دلیل فشار کاری و پیوستگی به وجود آمده، از روند برنامه ریزی دلسرد شوید یا انگیزه و اراده خود را برای ادامه راه از دست بدهید.

پیشنهاد می کنم بسته به شرایط خود، زمانی را برای استراحت و رسیدگی به علایق شخصی در نظر بگیرید. به طور مثال برای افراد شاغل و کسانی که برای کسب و کار خود برنامه ریزی می کنند، آخر هفته یا تعطیلات می تواند فرصتی برای استراحت و تفریح باشد و نباید برنامه ریزی کاری مستمر داشته باشند. این کار باعث شارژ مجدد انرژی و افزایش راندمان کاری خواهد شد.