وقتی صحبت از مدیریت زمان می شود، یکی از مواردی که می تواند بسیار اثرگذار باشد، اولویت بندی کارها است. آقای برایان تریسی کارآفرین و مدرس بین المللی است و بسیاری از افراد ایشان را با کتاب “قورباغه ات را قورت بده!” می شناسند.

وی در این کتاب، کارها را به قورباغه تشبیه می کند و می گوید شاید نتوانید یک برکه پر از قورباغه را بخورید اما می توانید از بزرگترین و زشت ترین قورباغه آغاز کنید. به عبارت دیگر وقتی کارهای زیادی داریم، انتخاب اشتباه این است که بخواهیم همه آنها را در مدت زمان مشخص به اتمام برسانیم. راهکاری که آقای تریسی پیشنهاد می کنند این است که بزرگترین و سخت ترین کار را ابتدا انجام دهیم. این راهکار بسیار موثر است اما مشکل زمانی ایجاد می شود که نمی توانیم کارهای خود را دسته بندی و اولویت بندی کنیم. در ادامه می خواهم از روشی صحبت کنم که کمک می کند کارهای خود را با دید روشن تری دسته بندی کنید.

ماتریس اهمیت و فوریت (آیزنهاور) که آقای استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر نیز به آن اشاره می کند، ابـزاری است که می تواند برای اولویت بندی کارها به ما کمک کند. بـرای استفاده از این ابزار، ابتدا کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها به دو دسته تقسیم می کنیم. می توانید ابتدا از کارهای خود یک لیست تهیه کنید. سپس آنها را دسته بندی کنید.

برخی از کارها بسته به نتیجه ای که برای ما دارند دارای اهمیت بالایی هستند. کارهایی مانند ورزش کردن، تغذیه درست، دیدار با پدر و مادر، پاسخگویی به تماس و پیام ها، یادگیری یک مهارت خاص و غیره. مواردی که در این دسته قرار می گیرند اغلب می توانند در زندگی شخصی و کاری ما موثر باشند و لازم است حتما به آنها توجه کنیم. از طرفی ممکن است برخی از آنها از دید دیگران چندان اهمیت بالایی نداشته باشند اما این به معنی بی اهمیت بودن آنها نیست و ممکن است در راستای اهداف و ارزش های شما باشند.

در مقابل برخی از کارها به نسبت بقیه دارای فوریت بالایی هستند. به نحوی که باید آنها را در اولویت قرار دهیم. به عبارت دیگر باید ببینیم کاری که در حال ارزیابی آن هستیم، چقدر فوری است و لازم است در ابتدای لیست کارهای ما قرار بگیرد. کارهایی مانند بازنگری در استراتژی کسب و کار، مراجعه به پزشک، پرداخت صورتحساب های معوقه و غیره. مواردی که در این دسته قرار می گیرند در برخی موارد به صورت کلی فوری محسوب می شوند. مانند مراجعه به دندانپزشک به خاطر دندان دردی که روی تمرکز و حتی خواب شما تاثیر منفی زیادی داشته است. گاهی هم ممکن است مانند دسته قبل، از دید دیگران فوری نباشد اما چون در راستای ارزش های شما است، برای شما جزو کارهای فوری قرار می گیرد. مانند کسی که ارزش اول خود را خانواده قرار می دهد و بین رفتن به یک جلسه کاری و رفتن به مدرسه فرزند خود، دومی را انتخاب می کند.

نکته ای که لازم است به آن توجه کنیم، این است که این دسته بندی ها به ما نشان خواهد داد که با هرکدام از کارهای خود چطور برخورد کنیم و پایبندی به این اولویت بندی ها می تواند در مدیریت زمان ما تاثیر فوق العاده ای داشته باشد.

وقتی کارهای خود را لیست کردیم و میزان اهمیت و فوریت هر کدام از آنها برای ما روشن شد، باید کارها را به 4 دسته نهایی تقسیم کنیم که در ادامه به آن می پردازم.

 

ماتریس اهمیت و فوریت (آیزنهاور)

ماتریس اهمیت و فوریت (آیزنهاور)

 

کارهای مهم و فوری

این دسته از کارها در دسته مهم و پراهمیت قرار می گیرند. از طرفی هم باید به سرعت انجام شوند. مانند مراجعه به پزشک معالج و یا تغییر فوری در استراتژی برنامه تبلیغاتی شرکت خود که در حال جریان است. البته اگر قبل از این رابطه خوبی با برنامه ریزی نداشتید، ممکن است با تعداد زیادی کار مهم و فوری مواجه شوید. کارهایی که می توانست با وجود مهم بودن، فوری نباشند اما به خاطر بی توجهی تبدیل به یک گزینه فوری شده است.

مانند صورتحساب تلفن که تاکنون پرداخت نشده است و حال که موعد پرداخت آن در حال اتمام است، باید سریع پرداخت شود تا تلفن دفتر کار شما قطع نشود.

 

کارهای مهم و غیرفوری

مواردی که در این دسته قرار می گیرند معمولا در زندگی ما اثرگذار هستند. کارهای این دسته در عین مهم بودن، چون نتیجه آنی ندارند، جزو کارهای فوری محسوب نمی شوند. کارهایی مانند ورزش کردن، یادگیری زبان انگلیسی و غیره. کارهایی که در این دسته قرار می گیرند در بلندمدت تاثیر مستقیمی در شرایط زندگی یا کسب و کار ما خواهد گذاشت. بنابراین پس از انجام کارهای مهم و فوری، باید حتما انجام شوند. این کار کمک می کند، کارهای این بخش هم به فوری تبدیل نشود و میزان فوریت کارهای شما کاهش پیدا کند تا دچار استرس ناشی از آن نشوید.

 

کارهای غیرمهم اما فوری

گاهی ممکن است برخی کارها برای شما جزو کارهای پراهمیت تلقی نشوند اما از آن دسته کارهایی هستند که فوریت دارند. مانند شرکت در یک جلسه کاری مشارکتی که اولویت شما نیست اما می تواند برای کسب و کارتان مفید باشد. در این صورت می توانید زمان خود را برای کارهای مهمتری اختصاص دهید و نماینده قانونی خود را به آن جلسه بفرستید. بنابراین مواردی که در این دسته قرار می گیرند، در عین فوریتی که دارند و باید حتما انجام شوند، امکان واگذار کردن آنها به دیگران وجود دارد. در نتیجه با مشخص کردن و واگذاری آنها، بخشی از زمان خود را در اختیار می گیرید و می توانید به کارهای مهم خود اختصاص دهید.

 

کارهای غیرمهم و غیرفوری

متاسفانه به خاطر بی توجهی ما، بسیاری از کارهایی که به سراغ آنها می رویم و زمان زیادی در روز به آن اختصاص می دهیم، جزو دسته کارهای کم اهمیت و غیرفوری قرار دارند. کارهایی که در این دسته قرار می گیرند، در روزمرگی افرادی که دستاورد بزرگی در زندگی ندارند بیشتر دیده می شود.
کارهایی که معمولا زمان زیادی از ما می گیرند و به آنها آگاه نیستیم. کارهایی مانند چک کردن متعدد شبکه های اجتماعی، گشت و گذار بی هدف در سایت های سرگرمی، پیگیری اخباری که در حوزه تخصصی ما نیست، تماس ها و چت کردن های بی اهمیت در پیام رسان ها و ده ها کار دیگر که در کوتاه مدت و بلند مدت نتیجه مثبتی برای ما ندارد و در مقابل بخشی زیادی از زمان و انرژی ما را می بلعد!

 

لیست کردن و دسته بندی دقیق و شفاف کارها باعث می شود بتوانیم اولویت بندی دقیق‌تری داشته باشیم و بتوانیم از زمان خود بیشترین بهره را ببریم.

 

روشی که تحت عنوان ماتریس آیزنهاور به شما معرفی کردم، می تواند کاربرد زیادی برای شما داشته باشد و در جنبه های مختلف زندگی قابل استفاده است و می توانید علاوه بر لیست کردن و اولویت بندی کارهای روزانه، در مواردی مثل ساختار بندی مواردی که قرار است در یک جلسه کاری مطرح کنید و اهداف و خواسته های ریز و درشتی که برای خود در نظر دارید، قابل استفاده است. مانند زمانی که می خواهید در یک جلسه کاری شرکت کنید و یا یک سخنرانی چند دقیقه ای در پیش دارید.

به کمک روشی که معرفی کردم، می توانید یک ساختار مشخص از مواردی که می خواهید مطرح کنید، آماده کنید. به این ترتیب اگر تغییری در زمان صحبت شما ایجاد شد، می توانید مباحثی که اولویت و اهمیت بیشتری دارند را عنوان کنید و از زمان خود به صورت بهینه استفاده کنید.

در آخر هم باید به این نکته توجه داشته باشید که اگر می خواهید نتیجه قابل قبولی دریافت کنید، اجازه ندهید کارها به مرحله فوری برسند. چرا که معمولا نمی توانیم پیش بینی کنیم چه چیزی در انتظار ما است. به همین دلیل است که افراد موفق معمولا روی کارهای مهم و غیرفوری تمرکز می کنند، کارهای مهم و فوری بسیار کمی دارند و تا جای ممکن اجازه نمی دهند کارها به فورس ماژور تبدیل شوند و باعث ایجاد فوریت و کاهش تمرکز شود.